Expedientes provisionales: por qué aparece un «Caso sin asignar» y cómo fusionarlo

Entras en tu cartera y ves un expediente que tú no has creado: "Caso sin asignar". Y a lo mejor otro. La primera reacción suele ser pensar que el sistema ha hecho algo raro. No: ha hecho lo único razonable con un correo que no traía forma de identificarse.

Los expedientes provisionales son la respuesta a un problema muy concreto: qué hacer con una notificación que no cita ningún NIG. Y la alternativa —dejarla fuera de todo expediente— es bastante peor.

Por qué existen

Un expediente no es solo una carpeta: es el sitio donde viven los plazos, las tareas y las comunicaciones de un asunto. Un correo que no está en ningún expediente es un correo que no aparece en ninguna pantalla del caso, aunque esté guardado en la base de datos. Invisible es casi lo mismo que perdido.

Así que cuando la ingesta no puede identificar el asunto —ni por el hilo de conversación ni por un NIG—, abre un expediente provisional y mete el correo ahí, con su resumen, sus tareas y sus plazos ya calculados. El trabajo se hace igual. Lo único que queda pendiente es decir a qué asunto pertenece de verdad.

Es la misma filosofía que aplicamos a los correos que la IA no sabe dónde archivar: antes que inventarse un destino, dejar el trabajo hecho y la decisión visible.

Lo primero: no te cuestan una plaza de tu plan

Es la pregunta que aparece siempre, y la respuesta importa: los provisionales no cuentan para tu límite de expedientes activos. Están excluidos del recuento a propósito.

Sería absurdo que un correo mal identificado por el juzgado te consumiera una plaza contratada. Si tuvieras un plan con pocos expedientes, tres notificaciones sin NIG te dejarían bloqueado sin haber abierto un solo asunto real.

Consecuencia práctica: no corre prisa. Un provisional no te está cobrando nada ni te está bloqueando nada. Solo ensucia la vista de la cartera. Puedes vaciarlos cuando te venga bien.

Cómo se ven y cómo se aíslan

En Expedientes, la consola de filtros tiene un chip "Provisionales" que los deja solos en pantalla, con su contador. Si está apagado, no tienes ninguno.

También los verás resumidos en la home, dentro del centro de revisión, junto a las otras dos cosas que pueden requerir una decisión tuya.

Cómo fusionarlos con el expediente real

Desde el menú (⋮) de la tarjeta del provisional, "Fusionar con otro". Eliges el expediente destino buscándolo por título, alias o NIG, confirmas, y:

• Sus correos pasan al expediente real.
• Sus tareas y plazos se mueven con ellos, conservando fechas y prioridades.
• El provisional desaparece de la cartera.

Dos avisos honestos antes de pulsar:

1. La fusión es irreversible. No hay un "deshacer". Merece la pena mirar dos segundos que el destino es el que crees.
2. Elige bien la dirección. Lo que se fusiona es el provisional dentro del expediente bueno, no al revés: el que sobrevive es el que tiene el historial, el cliente y el número que tú usas.

Cómo tener menos provisionales

No todos son evitables —si el juzgado no pone el NIG, no hay magia—, pero hay dos cosas que reducen mucho la lista:

• Reenvía el hilo, no un correo suelto. Si la notificación llega como respuesta dentro de una conversación que ya está en un expediente, se engancha por hilo sin necesitar el NIG. Es el mecanismo que explicamos en responder a una notificación no debería abrir otro expediente.
• Fusiona cuando aparezcan, no cada seis meses. Al fusionar, la conversación queda asociada al expediente bueno: las siguientes notificaciones de esa misma cadena entran solas y dejan de generar provisionales nuevos.

Dicho de otro modo: cada fusión que haces hoy te ahorra las que no tendrás que hacer mañana. Es el mismo principio que ordena la organización de expedientes en un despacho pequeño: que las cosas caigan solas en su sitio, y que las pocas que no lo hagan se arreglen una vez.

Qué cambia en tu día

• Ninguna notificación sin NIG se queda fuera de un expediente.
• Los provisionales no te consumen plazas de tu plan ni te bloquean altas.
• Un click los aísla; el menú de la tarjeta los fusiona.
• Y la cartera vuelve a ser una lista de asuntos reales, no un cajón de sastre.

Un "Caso sin asignar" no es un fallo del sistema: es una pregunta pendiente, con todo el trabajo ya hecho por detrás.

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