Política de Privacidad
Transparencia y seguridad en el tratamiento de tus datos y los de tus clientes.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales tratados en relación con la web, la creación de cuentas, la gestión de usuarios, el soporte, la facturación y la relación contractual es el equipo promotor del proyecto pleitox, actualmente en fase beta o de desarrollo:
2. Alcance de esta Política
Esta Política explica cómo pleitox trata datos personales en relación con:
- La navegación por la web.
- El registro y uso de cuentas de usuario.
- La prestación de servicios a profesionales jurídicos y despachos.
- El soporte, seguridad y mantenimiento de la plataforma.
- Los datos incorporados por los usuarios a expedientes, documentos, comunicaciones, reuniones o portales de cliente.
3. Roles de pleitox: responsable y encargado (art. 28 RGPD)
pleitox actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para gestionar la cuenta del Usuario, la relación contractual, la facturación, el soporte, la seguridad de la plataforma, comunicaciones operativas y, en su caso, comunicaciones comerciales.
Cuando el Usuario profesional incorpora a la plataforma datos personales de sus clientes, potenciales clientes, empleados, colaboradores, contrarios, procuradores, peritos, testigos, participantes en reuniones u otras personas incluidas en expedientes, documentos o comunicaciones, el Usuario actúa como responsable del tratamiento y pleitox actúa como encargado del tratamiento.
En estos casos, pleitox tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Usuario responsable, para prestar el servicio y conforme al correspondiente Contrato de Encargo del Tratamiento o Anexo de Tratamiento de Datos, aplicable tanto a usuarios beta como a usuarios de pago cuando se traten datos personales por cuenta del Usuario.
4. Categorías de interesados
Los datos tratados pueden referirse a usuarios registrados, administradores de cuenta, profesionales del despacho, empleados, colaboradores, clientes, potenciales clientes, contrarios, representantes, procuradores, peritos, testigos, participantes en reuniones, usuarios del portal de cliente y otras personas cuyos datos figuren en documentos, comunicaciones o expedientes incorporados a pleitox.
5. Categorías de datos tratados
pleitox puede tratar, según el uso de la plataforma:
- Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, despacho u organización.
- Datos profesionales: cargo, colegio profesional, número de colegiado, firma, membrete o datos del despacho.
- Datos de cuenta: credenciales, permisos, configuración, usuarios asociados.
- Datos fiscales y de facturación, cuando proceda.
- Datos técnicos: IP, logs, identificadores, eventos de seguridad, dispositivo, navegador.
- Documentos, correos, notificaciones, PDFs, pruebas documentales, exportaciones de mensajería, escritos, expedientes y comunicaciones incorporadas por el Usuario.
- Audio, vídeo o transcripciones cuando el Usuario active funcionalidades de reunión o transcripción.
- Datos de clientes o terceros incluidos en expedientes o documentos.
6. Finalidades y bases jurídicas
| Datos | Finalidad | Rol de pleitox | Base jurídica |
|---|---|---|---|
| Datos de cuenta | Crear y gestionar la cuenta | Responsable | Ejecución contractual o precontractual |
| Datos profesionales | Configurar perfil, membrete, firma y funcionalidades | Responsable o encargado según contexto | Ejecución del servicio |
| Datos fiscales | Facturación y obligaciones contables | Responsable | Obligación legal y ejecución contractual |
| Datos de soporte | Resolver consultas e incidencias | Responsable | Ejecución contractual e interés legítimo |
| Logs y datos técnicos | Seguridad, auditoría, prevención de abusos y mantenimiento | Responsable | Interés legítimo y obligación legal cuando proceda |
| Documentos, notificaciones y expedientes | Resumir, clasificar, extraer tareas/plazos y organizar expedientes | Encargado | Instrucciones del Usuario responsable |
| Audio y transcripciones | Transcribir reuniones e incorporarlas al expediente si se activa | Encargado | Instrucciones del Usuario responsable |
| Email de clientes para portal | Habilitar acceso al portal y compartir información | Encargado o responsable según el caso | Instrucciones del Usuario / ejecución del servicio seleccionada |
| Comunicaciones comerciales | Enviar novedades o información promocional | Responsable | Consentimiento o interés legítimo, según proceda |
Las bases jurídicas aplicables pueden ser, según cada tratamiento: ejecución de la relación contractual o precontractual; cumplimiento de obligaciones legales; interés legítimo de pleitox en mantener la seguridad, prevenir abusos, mejorar la estabilidad del servicio y atender incidencias; consentimiento, cuando sea necesario; e instrucciones documentadas del Usuario responsable cuando pleitox actúe como encargado del tratamiento.
7. Tratamiento de expedientes, documentos y comunicaciones
pleitox solo tratará los documentos, correos, notificaciones, expedientes o comunicaciones que el Usuario incorpore, reenvíe, cargue o conecte expresamente a la plataforma.
El Usuario declara que cuenta con base jurídica suficiente para incorporar dichos datos a la plataforma y que ha cumplido, cuando proceda, con los deberes de información frente a las personas afectadas.
Pleitox no sustituye a los sistemas oficiales de notificación ni a los sistemas profesionales de control de plazos. El Usuario deberá revisar siempre los documentos originales y validar cualquier fecha, plazo o tarea detectada.
8. Inteligencia artificial y no entrenamiento
pleitox puede utilizar sistemas de inteligencia artificial para generar resúmenes, clasificaciones, tareas, borradores, transcripciones, análisis preliminares o sugerencias.
Los datos personales, documentos, expedientes y contenidos incorporados por el Usuario no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general, ni por pleitox ni por sus proveedores, salvo autorización expresa y documentada cuando legalmente proceda.
pleitox podrá utilizar información técnica, estadística, agregada o anonimizada para mantener, analizar y mejorar el funcionamiento, rendimiento y seguridad de la plataforma, siempre que dicha información no permita identificar al Usuario, sus clientes, expedientes o personas afectadas.
9. Grabación, videollamada y transcripción
Cuando el Usuario active funcionalidades de videollamada, grabación o transcripción, será responsable de informar previamente a todos los participantes sobre la grabación o transcripción, la finalidad del tratamiento, los destinatarios y sus derechos, así como de obtener el consentimiento u otra base jurídica válida cuando sea necesario.
pleitox podrá incluir avisos informativos en invitaciones o interfaces de reunión, pero ello no sustituye las obligaciones del Usuario profesional como responsable del tratamiento respecto de sus clientes o terceros participantes.
10. Portal del cliente
Cuando el Usuario active el portal del cliente o funcionalidades de compartición, pleitox tratará los datos necesarios para habilitar el acceso, autenticar al destinatario, mostrar la información seleccionada por el Usuario y registrar comunicaciones técnicas o de seguridad.
El Usuario será responsable de seleccionar qué documentos, plazos, mensajes o datos se comparten con cada cliente o tercero, así como de verificar que cuenta con autorización suficiente para dicha comunicación.
11. Proveedores y subencargados
pleitox utiliza proveedores tecnológicos que pueden actuar como encargados o subencargados del tratamiento para prestar funcionalidades esenciales de la plataforma, incluyendo alojamiento, autenticación, bases de datos, procesamiento de IA, OCR, envío de correos, videollamadas, transcripción, seguridad, monitorización y soporte. Actualmente, entre dichos proveedores se encuentran:
| Proveedor | Finalidad |
|---|---|
| Google Cloud / Firebase | Alojamiento, base de datos, autenticación e infraestructura |
| Google Gemini | Análisis y generación de texto mediante IA |
| Google Cloud Vision | Reconocimiento óptico de caracteres en documentos |
| Resend | Envío de correos transaccionales |
| Daily.co | Videollamadas, cuando el Usuario active esta funcionalidad |
| Deepgram | Transcripción, cuando el Usuario active esta funcionalidad |
pleitox podrá actualizar la lista de proveedores o subencargados cuando sea necesario para prestar, mantener o mejorar el servicio. Cuando el cambio afecte de forma sustancial al tratamiento de datos personales por cuenta del Usuario, pleitox lo comunicará conforme al Contrato de Encargo del Tratamiento o al mecanismo habilitado para usuarios beta.
12. Transferencias internacionales
Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o prestar soporte desde países que no cuentan con una decisión de adecuación. En esos casos, pleitox adoptará garantías adecuadas conforme al RGPD, incluyendo cláusulas contractuales tipo, evaluación de la transferencia cuando proceda y medidas técnicas u organizativas adicionales.
13. Conservación de datos
pleitox conservará los datos de cuenta mientras la cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, atender responsabilidades o gestionar reclamaciones.
Respecto de los datos de expedientes tratados por pleitox como encargado, se conservarán mientras la cuenta esté activa o mientras resulte necesario para prestar el servicio conforme a las instrucciones del Usuario responsable.
Tras la baja, salvo instrucción distinta, obligación legal o necesidad de bloqueo, pleitox podrá conservar los datos activos durante un máximo de 30 días para permitir la reactivación o exportación. Transcurrido dicho plazo, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados conforme a la normativa aplicable y a los ciclos técnicos de copia de seguridad.
Las copias de seguridad podrán conservarse durante el periodo técnicamente necesario para garantizar la continuidad, seguridad y recuperación del servicio, con acceso restringido y sometidas a medidas de confidencialidad.
14. Derechos de protección de datos
El Usuario puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a legal@pleitox.com.
Para tramitar la solicitud, pleitox podrá pedir información adicional para verificar la identidad de la persona solicitante cuando resulte necesario. El ejercicio de derechos podrá estar sujeto a límites legalmente previstos, especialmente cuando sea necesario conservar determinados datos para cumplir obligaciones legales o atender responsabilidades. Si el Usuario considera que pleitox no ha atendido correctamente su solicitud, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
15. Solicitudes de clientes o terceros
Las solicitudes de clientes, contrarios, testigos, peritos u otras personas cuyos datos hayan sido incorporados por un Usuario profesional deberán gestionarse, con carácter general, por dicho Usuario como responsable del tratamiento.
Cuando pleitox actúe como encargado, asistirá al Usuario responsable en la atención de derechos en los términos previstos en el Contrato de Encargo del Tratamiento. Si pleitox recibe directamente una solicitud de una persona cuyos datos trata por cuenta de un Usuario, la remitirá al Usuario responsable cuando sea posible o informará al solicitante de que debe dirigirse al responsable correspondiente, salvo que la normativa aplicable exija otra actuación.
16. Seguridad y confidencialidad
pleitox aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la plataforma, incluyendo cifrado en tránsito, cifrado en reposo cuando procede, controles de acceso, autenticación, segregación lógica entre cuentas, registro de actividad técnica, copias de seguridad, monitorización y medidas de aislamiento entre entornos.
La arquitectura multitenant está diseñada para impedir el acceso cruzado entre cuentas y aplicar criterios restrictivos de acceso por defecto.
pleitox tratará la información incorporada por los usuarios con carácter confidencial. El acceso interno a datos de usuarios, expedientes o clientes quedará limitado al personal o proveedores que necesiten dicho acceso para prestar soporte, resolver incidencias, mantener la seguridad, cumplir obligaciones legales o ejecutar instrucciones del Usuario, y estará sujeto a obligaciones de confidencialidad.
17. Incidentes de seguridad
En caso de incidente de seguridad que afecte a datos personales, pleitox actuará conforme a la normativa aplicable y, cuando actúe como encargado del tratamiento, notificará al Usuario responsable sin dilación indebida desde que tenga constancia del incidente, facilitando la información razonablemente disponible para que el Usuario pueda cumplir sus propias obligaciones.
18. Comunicaciones operativas y comerciales
pleitox podrá enviar comunicaciones operativas o transaccionales relacionadas con la cuenta, la seguridad, cambios del servicio, soporte o funcionalidades contratadas. Estas comunicaciones son necesarias para la prestación del servicio.
Las comunicaciones comerciales, newsletters o comunicaciones promocionales se enviarán únicamente cuando exista una base jurídica válida, como el consentimiento del Usuario o el interés legítimo en relación con servicios similares, cuando la normativa lo permita. El Usuario podrá oponerse o darse de baja en cualquier momento.
19. Cookies
El sitio web puede utilizar cookies u otras tecnologías similares. La información detallada sobre tipos de cookies, finalidades, terceros, duración y opciones de configuración se encuentra en la Política de Cookies.
20. Decisiones automatizadas
pleitox puede utilizar sistemas automatizados e inteligencia artificial para generar resúmenes, clasificaciones, tareas, borradores o sugerencias.
No obstante, pleitox no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas ni decisiones que produzcan efectos significativamente similares. El Usuario profesional debe revisar y validar los resultados antes de utilizarlos en cualquier actuación profesional, procesal, administrativa o frente a terceros.
21. Menores de edad
La plataforma no está dirigida a menores de edad como usuarios registrados. No obstante, los usuarios profesionales pueden incorporar datos de menores cuando formen parte de expedientes o documentos tratados bajo su responsabilidad. En tal caso, pleitox tratará dichos datos únicamente como encargado del tratamiento y conforme a las instrucciones del Usuario responsable.
22. Cambios en esta Política
pleitox podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, organizativos o de funcionamiento de la plataforma. Cuando los cambios sean relevantes, se comunicarán por medios razonables, como aviso en la web, comunicación por email o notificación dentro de la plataforma.
23. Contacto
Para cualquier cuestión relativa a privacidad o protección de datos, el Usuario puede contactar en legal@pleitox.com.
Cumplimiento de la Google API Disclosure
El uso y la transferencia de la información recibida de las APIs de Google por parte de pleitox se adhieren a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.